Dokumentenmanagement für Unternehmen in München und Umland
Wichtige Informationen sollten nicht in Papierordnern, lokalen Laufwerken oder langen E-Mail-Verläufen verschwinden. Das Dokumentenmanagement von RLOX schafft einen zentralen, strukturierten Zugriff auf Ihre Dokumente – von Verträgen über Rechnungen bis zu Personalunterlagen – eingerichtet vom Entwickler aus Aschheim bei München.
Für Unternehmen, in denen Unterlagen heute an mehreren Orten gleichzeitig liegen: im Aktenordner, auf einem Laufwerk, im Postfach einzelner Mitarbeitender. Typischer Auslöser ist der Moment, in dem jemand einen Vertragsstand oder einen Nachweis kurzfristig belegen muss und zuerst suchen geht.
Wofür Unternehmen ein Dokumentenmanagement einführen
Verträge und Fristen
Verträge zentral ablegen, Laufzeiten und Kündigungsfristen sichtbar halten und den jeweils gültigen Stand eindeutig bestimmen – auch wenn mehrere Fassungen existieren.
Rechnungen und Belege
Eingehende Belege strukturiert erfassen, einem Vorgang zuordnen und für spätere Rückfragen oder Prüfungen wiederauffindbar machen.
Personal- und vertrauliche Unterlagen
Sensible Dokumente so ablegen, dass nur die vorgesehenen Personen Zugriff haben und jeder Zugriff nachvollziehbar bleibt.
Projekt- und Kundenakten
Alle Unterlagen eines Projekts oder Kunden an einer Stelle bündeln, statt sie über Ordnerstrukturen und Postfächer verteilt zu halten.
Dokumentenmanagement in München, im Landkreis und in Bayern
RLOX sitzt in Aschheim im Landkreis München. Für Unternehmen in München und im Umland heißt das: Die Bestandsaufnahme der heutigen Ablage findet vor Ort statt, in Ihren Räumen und mit den Menschen, die täglich mit den Unterlagen arbeiten. Dort zeigt sich am schnellsten, welche Dokumente wirklich gesucht werden und welche Ordnerstruktur im Alltag gewachsen ist.
Die Einrichtung des Dokumentenmanagements selbst läuft weitgehend aus der Ferne; Abstimmungen per Videokonferenz ersetzen die meisten Fahrten. Für Unternehmen außerhalb des Großraums München, in ganz Bayern und darüber hinaus, ändert sich am Ablauf deshalb nichts außer der Zahl der Termine vor Ort.
Ein Ansprechpartner von der ersten Bestandsaufnahme bis zum Betrieb: Sie sprechen mit dem Entwickler, der das System einrichtet, nicht mit einem Vertrieb, der die Anforderungen weiterreicht.
Was ein Dokumentenmanagementsystem von RLOX umfasst
Volltextsuche und Texterkennung
Gescannte Briefe, PDF-Rechnungen und Office-Dateien werden per Texterkennung durchsuchbar. Gesucht wird nach Inhalt, nicht nach Dateinamen: eine Rechnungsnummer, ein Vertragspartner oder ein Stichwort genügt, um das Dokument zu finden, auch wenn es vor Jahren unter einem anderen Namen abgelegt wurde.
Versionen und Protokolle
Jede Änderung an einem Dokument wird als Version festgehalten, der jeweils gültige Stand ist eindeutig markiert und ältere Fassungen bleiben einsehbar. Zugriffe und Änderungen werden protokolliert, damit sich nachvollziehen lässt, wer wann was getan hat.
Rollen und Berechtigungen
Zugriff wird über Rollen vergeben, nicht über einzelne Ordnerfreigaben. Personalunterlagen, Verträge und Rechnungen bekommen eigene Berechtigungsgruppen, und neue Mitarbeitende erhalten mit ihrer Rolle automatisch die passenden Rechte.
Anbindung an Buchhaltung und E-Mail
Eingangsrechnungen aus Lexware Office, sevDesk oder Odoo und Anhänge aus dem Postfach können automatisch in die Akte übernommen werden. Welche Schnittstellen sinnvoll sind, hängt von Ihren Systemen ab und wird in der Bestandsaufnahme festgelegt; RLOX entwickelt fehlende Anbindungen als individuelle Software.
Der Rahmen der Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement
Beginnt mit einem klar abgegrenzten Bereich – etwa Verträge oder Eingangsrechnungen – statt mit einer vollständigen Umstellung aller Ablagen auf einmal.
Vorhandene Dateien werden übernommen und eingeordnet. Wie viel davon automatisch gelingt, hängt davon ab, wie die Unterlagen heute vorliegen; das prüfen wir vorab.
Zugriff über Rollen statt über Ordnerfreigaben, damit sensible Unterlagen nicht versehentlich für alle sichtbar sind.
Versionen und Zugriffe werden protokolliert. Ob damit eine konkrete Aufbewahrungs- oder Prüfpflicht Ihres Unternehmens erfüllt ist, hängt von Konfiguration und Betrieb ab und gehört in die Einführung.
So läuft die Einführung des Dokumentenmanagements ab
- 1
Erstgespräch vereinbaren
Wir klären, welche Unterlagen heute Probleme machen und wo der Einstieg den größten Unterschied macht.
- 2
Ablage und Rechte festlegen
Gemeinsam bestimmen wir die Struktur – nach Akte, Projekt, Kunde oder Prozess – und wer worauf zugreifen darf.
- 3
Bestand übernehmen
Vorhandene Dokumente werden importiert und eingeordnet, beginnend mit dem vereinbarten Bereich.
- 4
Im Betrieb erweitern
Weitere Bereiche kommen dazu, sobald der erste Ablauf im Alltag trägt.
Referenzen
Braun-Maschinen
RLOX hat für Braun-Maschinen ein Dokumentenmanagementsystem umgesetzt. Die Umsetzung dauerte sechs Wochen.
Fragen zum Dokumentenmanagement
Für wen eignet sich das Dokumentenmanagement?
Für kleine und mittlere Unternehmen, deren Unterlagen über Ordner, Laufwerke und Postfächer verteilt sind und in denen mehrere Personen auf dieselben Dokumente zugreifen müssen.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Die Einführung beginnt mit einem abgegrenzten Bereich, etwa Verträgen oder Eingangsrechnungen. Weitere Bereiche folgen, wenn der erste im Alltag funktioniert.
Was passiert mit unseren bestehenden Dateien?
Sie werden übernommen und eingeordnet. Wie weit das automatisch gelingt, hängt davon ab, wie einheitlich die Unterlagen heute benannt und abgelegt sind – das sehen wir uns vor der Einführung an.
Wo liegen die Daten?
RLOX setzt Ihr Dokumentenmanagement individuell auf Ihrer eigenen Infrastruktur um. Ablage, Zugriffsrechte und Einführung stimmen wir auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ab, die Entwicklung erfolgt in Deutschland.
Wie lange dauert die Einführung eines Dokumentenmanagements?
Für einen abgegrenzten ersten Bereich rechnen Sie mit einigen Wochen; bei Braun-Maschinen dauerte die Umsetzung sechs Wochen. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie einheitlich die bestehenden Unterlagen vorliegen und wie viele Personen und Rollen beteiligt sind.
Was unterscheidet ein Dokumentenmanagement von einem gemeinsamen Laufwerk oder Cloud-Speicher?
Ein Laufwerk speichert Dateien; ein Dokumentenmanagement kennt ihren Inhalt und Zusammenhang. Es findet Dokumente über Volltextsuche statt über Ordnerpfade, hält Versionen und Zuständigkeiten fest, vergibt Rechte über Rollen und protokolliert Zugriffe. Genau diese Punkte fehlen, wenn Unterlagen nur auf einem Laufwerk oder in der Cloud liegen.
Arbeitet RLOX auch mit Unternehmen außerhalb von München?
Ja. Die Bestandsaufnahme vor Ort ist im Großraum München am einfachsten, die Einrichtung läuft ohnehin überwiegend aus der Ferne. Unternehmen in ganz Bayern und im übrigen Bundesgebiet betreut RLOX mit denselben Abläufen, nur mit weniger Terminen vor Ort.
Sprechen Sie mit dem Entwickler, nicht mit einem Vertrieb.
Ein unverbindliches Erstgespräch mit Ralph Loser klärt, ob Dokumentenmanagement zu Ihrem Fall passt – und was der sinnvollste erste Schritt wäre.
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