Finden Sie Dokumente sofort und bringen Sie Ihre Prozesse sicher voran.
Wichtige Informationen sollten nicht in Papierordnern, lokalen Laufwerken oder langen E-Mail-Verläufen verschwinden. Das Dokumentenmanagement von RLOX schafft einen zentralen, strukturierten Zugriff auf Ihre Dokumente – von Verträgen über Rechnungen bis zu Personalunterlagen.
Für Unternehmen, in denen Unterlagen heute an mehreren Orten gleichzeitig liegen: im Aktenordner, auf einem Laufwerk, im Postfach einzelner Mitarbeitender. Typischer Auslöser ist der Moment, in dem jemand einen Vertragsstand oder einen Nachweis kurzfristig belegen muss und zuerst suchen geht.
Wofür wir am häufigsten angefragt werden
Verträge und Fristen
Verträge zentral ablegen, Laufzeiten und Kündigungsfristen sichtbar halten und den jeweils gültigen Stand eindeutig bestimmen – auch wenn mehrere Fassungen existieren.
Rechnungen und Belege
Eingehende Belege strukturiert erfassen, einem Vorgang zuordnen und für spätere Rückfragen oder Prüfungen wiederauffindbar machen.
Personal- und vertrauliche Unterlagen
Sensible Dokumente so ablegen, dass nur die vorgesehenen Personen Zugriff haben und jeder Zugriff nachvollziehbar bleibt.
Projekt- und Kundenakten
Alle Unterlagen eines Projekts oder Kunden an einer Stelle bündeln, statt sie über Ordnerstrukturen und Postfächer verteilt zu halten.
Der Rahmen der Zusammenarbeit
Beginnt mit einem klar abgegrenzten Bereich – etwa Verträge oder Eingangsrechnungen – statt mit einer vollständigen Umstellung aller Ablagen auf einmal.
Vorhandene Dateien werden übernommen und eingeordnet. Wie viel davon automatisch gelingt, hängt davon ab, wie die Unterlagen heute vorliegen; das prüfen wir vorab.
Zugriff über Rollen statt über Ordnerfreigaben, damit sensible Unterlagen nicht versehentlich für alle sichtbar sind.
Versionen und Zugriffe werden protokolliert. Ob damit eine konkrete Aufbewahrungs- oder Prüfpflicht Ihres Unternehmens erfüllt ist, hängt von Konfiguration und Betrieb ab und gehört in die Einführung.
So läuft der Anfang ab
- 1
Erstgespräch vereinbaren
Wir klären, welche Unterlagen heute Probleme machen und wo der Einstieg den größten Unterschied macht.
- 2
Ablage und Rechte festlegen
Gemeinsam bestimmen wir die Struktur – nach Akte, Projekt, Kunde oder Prozess – und wer worauf zugreifen darf.
- 3
Bestand übernehmen
Vorhandene Dokumente werden importiert und eingeordnet, beginnend mit dem vereinbarten Bereich.
- 4
Im Betrieb erweitern
Weitere Bereiche kommen dazu, sobald der erste Ablauf im Alltag trägt.
Fragen vor dem Erstgespräch
Für wen eignet sich das Dokumentenmanagement?
Für kleine und mittlere Unternehmen, deren Unterlagen über Ordner, Laufwerke und Postfächer verteilt sind und in denen mehrere Personen auf dieselben Dokumente zugreifen müssen.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Die Einführung beginnt mit einem abgegrenzten Bereich, etwa Verträgen oder Eingangsrechnungen. Weitere Bereiche folgen, wenn der erste im Alltag funktioniert.
Was passiert mit unseren bestehenden Dateien?
Sie werden übernommen und eingeordnet. Wie weit das automatisch gelingt, hängt davon ab, wie einheitlich die Unterlagen heute benannt und abgelegt sind – das sehen wir uns vor der Einführung an.
Wo liegen die Daten?
Entwicklung und Betrieb erfolgen in Deutschland. Auf Wunsch ist der Betrieb auch auf Ihrer eigenen Infrastruktur möglich.
Sprechen Sie mit dem Entwickler, nicht mit einem Vertrieb.
Ein unverbindliches Erstgespräch mit Ralph Loser klärt, ob RLOX Dokumentenmanagement zu Ihrem Fall passt – und was der sinnvollste erste Schritt wäre.
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